Gestión Documental

¿Qué es la Gestión Documental?

Un sistema de Gestión Documental es un conjunto de programas utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

¿Qué es Alfresco?

Alfresco es una aplicación Open Source para la Gestión de Contenido Empresarial (ECM), que permite almacenar información estructurada en múltiples formatos (Word, Excel, multimedia, etc.), junto con sus metadatos (propiedades del documento).

Características de Alfresco

* Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo:  Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, XML, multimedia, etc.
* Gestiona el ciclo de vida de los contenidos: Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar.
* Facilita el trabajo colaborativo:  Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’.
* Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares, altamente escalable, disponible y extensible.

Beneficios

* Permite la localización de documentos y la búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.
* Aporta un total control y seguridad de acceso y alteración de documentos.
* En Alfresco no existen documentos extraviados y perdidos. 

¿Qué es Alfresco Share?

Share es una plataforma moderna basada en la Web para la colaboración y la gestión social de contenidos.

* Colabore fácilmente en lo relativo a contenidos y proyectos con un equipo disperso por todo el mundo.
* Funcionalidades sociales como, por ejemplo, estado, etiquetas y fuentes de actividad de contenidos permiten que los equipos sean aún más eficaces.
* Potentes herramientas de equipo que incluyen biblioteca de documentos, blogs, wikis, calendario y un flujo de trabajo sencillo.

• Aprenda a usar ALFRESCO SHARE aquí

Accediendo a Alfresco con CIFS FTP y WEBDAV

Alfresco pone a nuestra disposición una interfaz web potente para gestionar de una manera sencilla y eficaz todo el contenido empresarial. Sin embargo la interfaz Web no es la única via de acceso al repositorio de Alfresco. Por suerte la herramienta va más allá y nos proporciona otras vías de acceso al repositorio gracias a los interfaces CIFS/SMB, FTP y WebDAV.

Sin entrar en profundidad creo que es conveniente recordar cada uno de estos interfaces :

CIFS en Alfresco: CIFS es una versión mejorada de SMB (Microsoft Server Message Block), protocolo de red que permite compartir archivos entre nodos de una red.

FTP en Alfresco: FTP es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

WebDAV en Alfresco: Este protocolo proporciona funcionalidades para crear, cambiar y mover documentos en un servidor remoto (típicamente un servidor web). Esto se utiliza sobre todo para permitir la edición de los documentos que sirve un servidor web, pero puede también aplicarse a sistemas de almacenamiento generales basados en web, que pueden ser accedidos desde cualquier lugar.

Vea aquí como configurar su equipo para acceder con estos interfaces:

1. CIFS en Alfresco
2. FTP en Alfresco
3. WebDAV en Alfresco

Enlaces de Interés

[Alfresco 4]: Página ofical de Alfresco 4.
[Alfresco Share 4]: Características de Alfresco Share 4.
[Manual de uso de Alfresco Share] Manual de uso de Alfresco Share 3.4, por José Pereira.