Alfresco Share

¿Qué es Alfresco Share?

Alfresco Share es un entorno de gestión de contenidos colaborativo basado en la web. Permite gestionar y compartir doumentos, wikis, contenidos, blogs, etc. Alfresco Share levera aprovecha el repositorio de Alfresco para proporcionar servicios de contenido.

Para saber más sobre la Gestión Documental y Alfresco Share sigue este enlace.

¿Qué es un Dashlet?

Un Dashlet es una modulo o miniaplicación en Alfresco Share que permite obtener información sobre las cosas de interes para el usuario y para los miembros de sitio. Los Dashlet permiten ver las tareas pendientes, el calendario del sitio, quien ha modificado un documento, los sitios a los que tienes acceso, los miembros del sito.

Estructura de Alfresco Share

Alfresco Share se divide principalmete en dos espacios.

1. El Panel de Inicio del Usuario.
2. El panel (o paneles) de los Sitios a los que el usuario tiene acceso.

El Panel de Inicio de Usuario es la página de incio del usuario. Cada vez que accede a Alfresco Share, por defecto, el usuario se situa en su Panel de Inicio.

Cada panel se compone de una Barra de Herramientas y de Dashlets.

Panel de Inicio de Usuario en Alfresco Share

Una vez conectado, puede ver la información y realizar funciones en los dashlets (componentes de Alfresco) que se presentan en su escritorio personal. Cuando un nombre de usuario, nombre del sitio, o parte del contenido aparece como un link en un dashlet, puede hacer clic para navegar a la página asociada. Cada dashlet incluye texto de ayuda que explica la información mostrada y de cómo el dashlet puede ser utilizado.

Barra de Herramientas

El menú de herramientas de Alfresco Share tiene el siguiente aspecto:

A continuación detallaremos cada una de las acciones que se pueden realizar.

	Tu panel de inicio personal muestra una serie de dashlets. La mayoría de los dashlets resumen y organizan la información de sus sitios (los sitios a los que pertenece) y otras páginas de modo que estén disponibles para usted en un lugar conveniente. En la implantación de nuestro Alfresco se ha decidido que éste presente el aspecto de la figura anterior, constando de los dashlets de Bienvenida, Mis Sitios, Mi Calendario y Mis Tareas; los cuales detallaremos a posteriori.
	Un sitio es un área de proyecto donde se pueden compartir contenidos y colaborar con otros miembros del sitio. Cualquier usuario puede crear un sitio. El creador del sitio se convierte en el administrador de éste por defecto, aunque pueden ser añadidos administradores adicionales a posteriori. Cada sitio tiene una configuración de visibilidad que marca si el sitio es público o privado. Este parámetro controla quién puede ver el sitio y de qué modo los usuarios pertenecen a este sitio. El administrador de cualquier sitio, sea público o privado, puede elegir por enviar invitaciones a los usuarios que él considere que estén interesados en unirse al sitio. Sin embargo, para sitios privados, el envío de invitaciones es la única manera en la que un administrador puede añadir a los miembros del sitio. Utiliza la opción Sitios del menú de herramientas para: Crear un nuevo sitio. Abrir una página de búsqueda de sitios para buscar otros sitios. Ir a cualquier sitio marcado como favorito. Marcar el sitio actual como favorito (debe estar en un sitio).
	La función de Buscador de Personas le permite buscar un usuario en particular o mostrar una lista de todos los usuarios. Desde la lista de usuarios puedes ver un perfil completo del usuario. Los detalles del perfil están organizados a través de varias páginas. Información: La página de Información muestra los datos personales del usuario seleccionado, incluyendo información de contacto, detalles de la empresa y una foto. Sitios: En esta página se muestra los sitios en los cuales el usuario es miembro. Pulsando sobre el nombre del sitio podremos ir a este sitio. Contenido: La página de Contenido muestra dos listas que detallan las actividades recientes de los sitios del usuario. En la lista “Añadido recientemente” se muestran los últimos tres contenidos que el usuario añadió a cualquier sitio. Esto incluye páginas wiki, publicaciones en blogs, contenidos de la biblioteca y elementos de discusión. La lista “Modificado recientemente” los tres últimos elementos de contenido que el usuario modificó. Siguiendo: En la página Siguiendo se muestra una lista de las personas que el usuario ha seleccionado para seguir. El número de la derecha de la etiqueta indica cuántas personas están siendo seguidas por el usuario. Si el usuario ha marcado su lista como privada, esta página no aparecerá en su perfil. Al ver el perfil de un usuario solo se mostrarán las páginas y contenidos para los cuales tiene permiso
	Está opción muestra el contenido del repositorio de Alfresco Explorer en el entorno de un sitio. Si la función de repositorio no está disponible, contacte con el administrador. Esta vista del repositorio incluye todas las acciones habituales de la biblioteca a excepción de la de Edición fuera de línea. Así como en una biblioteca de sitio, el panel de navegación proporciona una navegación y opciones de filtrado. Esto le permite filtrar los contenidos del repositorio por categorías o etiquetas, o puede navegar por la estructura de archivos del repositorio. También puede optar por ver los elementos de contenidos que actualmente estás editando o aquellos que has especificado como favoritos. La funcionalidad disponible en la biblioteca de Repositorio, con la excepción de los permisos, es idéntica a la que puedes encontrar en la biblioteca de un sitio.
	El menú Más en la barra de herramientas contiene enlaces a páginas a las cuales se desee acceder con frecuencia para ver y administrar sus tareas, flujos de trabajo y perfil de usuario. El menú Más contiene los siguientes enlaces: Mis Tareas: Muestra la página “Mis Tareas”, listando todas las tareas que tiene asignadas. En esta página puede ver un resumen de sus tareas, filtrar la lista de tareas, y acceder a las acciones para la gestión de sus tareas. Flujos de trabajo que he iniciado: Muestra la página “Flujos de trabajo que he iniciado”, listando los flujos de trabajo que ha creado. En esta página puede ver un resumen de los flujos de trabajo, filtrar la lista de flujo de trabajo, y cancelación de un flujo de trabajo. Mi Contenido: Muestra la página de contenido del usuario. Mis Sitios: Muestra la página de Sitios del usuario. Mi Perfil: Muestra la página de información del perfil de usuario.

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Accediendo a Alfresco con CIFS FTP y WEBDAV

Alfresco pone a nuestra disposición una interfaz web potente para gestionar de una manera sencilla y eficaz todo el contenido empresarial. Sin embargo la interfaz Web no es la única via de acceso al repositorio de Alfresco. Por suerte la herramienta va más allá y nos proporciona otras vías de acceso al repositorio gracias a los interfaces CIFS/SMB, FTP y WebDAV.

Sin entrar en profundidad creo que es conveniente recordar cada uno de estos interfaces :

CIFS en Alfresco: CIFS es una versión mejorada de SMB (Microsoft Server Message Block), protocolo de red que permite compartir archivos entre nodos de una red.

FTP en Alfresco: FTP es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

WebDAV en Alfresco: Este protocolo proporciona funcionalidades para crear, cambiar y mover documentos en un servidor remoto (típicamente un servidor web). Esto se utiliza sobre todo para permitir la edición de los documentos que sirve un servidor web, pero puede también aplicarse a sistemas de almacenamiento generales basados en web, que pueden ser accedidos desde cualquier lugar.

Vea aquí como configurar su equipo para acceder con estos interfaces:

1. CIFS en Alfresco
2. FTP en Alfresco
3. WebDAV en Alfresco

Enlaces de Interés

[Alfresco 4]: Página ofical de Alfresco 4.
[Alfresco Share 4]: Características de Alfresco Share 4.
[Manual de uso de Alfresco Share] Manual de uso de Alfresco Share 3.4, por José Pereira.