Manual Básico Adobe Connect

Visión General de AdobeConnect

Una reunión de Acrobat Connect Professional es una reunión en línea en tiempo real, en la que el presentador puede mostrar diapositivas o presentaciones multimedia, compartir páginas, chat y emitir audio y video en directo. La reunión se celebra en una sala de reuniones de Acrobat Connect Professional, una aplicación Macromedia® Flash® de Adobe® que se ejecuta en una ventana del explorador mediante el uso de Adobe Flash® Player. A la hora de gestionar/utilizar AdobeConnect tenemos que definir dos áreas de actuación:

• Usuarios

• Contenidos

Usuarios y Perfiles

En una reunión los usuarios podrán tener el papel de anfitriones o el de invitados.

Anfitriones de reuniones

Es la persona que solicita y dirige la sesión. Pueden:

• Gestionar reuniones, que conlleva agregar y eliminar invitados (sean usuarios registrados o no) y asignarles permisos de asistencia; también puede editar una reunión, o sea, ver los datos de la reunión (fecha, hora, nombre, resumen, texto de invitación, etc.) y modificarlos.

• Asignar o denegar los permisos de audio y video de todos los asistentes.

• Crear contenido compartido para la sesión.

• Publicar y actualizar contenido.

Este perfil le será asignado por el Administrador al solicitante de la sesión.

Sólo el personal (PAS/PDI) de la UPCT puede ser anfitrión de una sesión.

• Invitados

Usuarios que participan en la reunión como asistentes. La modalidad de aceptación de los invitados a una reunión abarca toda la gama desde la opción más restrictiva (sólo se aceptan los usuarios dados de alta previamente) a la más abierta (se aceptan todos los invitados).

Los invitados pueden ser personas ajenas a la UPCT.

El anfitrión puede aceptar o rechazar invitados, así como asignarles o quitarles audio y video y expulsarles de la reunión.

• Administrador

Su función es gestionar las solicitudes, habilitar las salas y crear/registrar usuarios.

El administrador es el Servicio de Informática de la UPCT.

Contenidos

A una sesión o reunión se le puede dotar de contenidos, más allá de simplemente escuchar y ver a los asistentes. Se pueden compartir archivos, presentaciones y videos a través de diferentes carpetas. Estas carpetas de asignan en función del perfil del usuario.

Existe una carpeta asignada a la sesión a la cual se pueden subir los contenidos a compartir. Recomendamos que los contenidos se suban de manera previa al inicio de la sesión, aunque también se pueden subir durante la celebración de la misma.

Otros recursos que se pueden compartir son el escritorio y la pizarra.

Accediendo a la sala

Cuando hacemos una reserva de videoconferencia, el personal del Servicio de Informática, nos enviará:

• Una URL del tipo : http://upct.adobeconnect.com/mireunión

• Una contraseña

Para entrar en la sala clickaremos en la URL. Nos pedirá que nos autentiquemos:

. Usuario: nuestra dirección de correo

. Contraseña: la que nos han envidado junto con la URL.

Y entraremos directamente a la sala que tenemos adjudicada.

En la sala

Una vez dentro de la sala, podemos ser invitados, presentadores y anfitriones.

Si somos invitados: no podemos compartir nada hasta que el anfitrión nos de acceso.

Sea cual sea nuestro rol hay que configurar tanto el sonido como la imagen al entrar a la sala. Para ello pulsando el botón derecho del ratón, accederemos a la configuración y lo haremos a través el siguiente menú:

Si somos anfitriones: debemos dar permiso a los invitados tanto de la webcam como del micrófono. También debemos configurar nuestro audio y nuestra imagen, con las pestañitas situadas en la parte superior de la ventana, tal y como se ve en las siguientes imágenes:

Compartir recursos (pantalla, etc. )

Como anfitrión de una reunión puede compartir ventanas, aplicaciones o su escritorio completo. Como invitado en una reunión, si desea compartir la pantalla el anfitrión debe darle permiso.

A continuación destacamos algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de compartir recursos:

 a. Optimización de la calidad de la pantalla compartida (anfitrión)

 1. Elija Reunión > Preferencias.

 2. Ajuste las opciones Calidad y Velocidad de fotogramas para optimizar el equilibrio entre la calidad y la velocidad de la imagen.

 b. Compartir la pantalla (anfitrión o presentador)

 Para abrir un pod (componente de la ventana) para compartir, realice los siguientes pasos:

 1. Elija Diseños > Uso compartido.

 2. Elija Pods > Compartir > Agregar nuevo uso compartido.

 3. Haga clic en el menú emergente, en el centro del pod Compartir, y seleccione Compartir mi pantalla.

 c. Compartir la pantalla (invitado)

 Para que un invitado pueda compartir su pantalla (escritorio) debe estar autorizado por el anfitrión. Los pasos a seguir son:

 1. Pida a un anfitrión que le dé permiso para compartir escritorio.

 2. El anfitrión deberá seleccionar su nombre en el pod de asistentes y hacer clic en Solicitar el uso compartido de la pantalla.

 3. En su pantalla se muestra una alerta que dice “¿Desea empezar a compartir el escritorio?” Haga clic en Iniciar.

 d. Compartir el control de la pantalla

 Mientras comparta la pantalla, puede transferir el control del escritorio, ventana o aplicación compartidos a otro anfitrión.

 1. Empiece a compartir la pantalla.

 2. Un anfitrión o un presentador hace clic en Solicitar control, en barra de título del pod Compartir.

 3. Aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de la ventana de la sala de reuniones. Realice una de las siguientes acciones:

 4. Haga clic en Aceptar para otorgar el control de la pantalla. 5. Haga clic en Rechazar para denegar el control de la pantalla.

 e. Uso compartido de documentos

 Realice una de las acciones siguientes:

 1. En un pod Compartir vacío, haga clic en el menú emergente situado en el centro y seleccione Compartir documento.

 2. En la esquina superior derecha del pod Compartir, haga clic en el icono de menú y elija Compartir > Documento.

 3. Seleccione una de las opciones siguientes: • Pizarras: Muestra las pizarras creadas para la reunión actual. • Archivos cargados: Muestra el contenido cargado para la reunión actual.

Informes de la reunión

Podemos obtener informes sobre los invitados a la reunión. Para ello tenemos que ser anfitriones y acceder a la sala. Esto lo podemos hacer posteriormente a la reunión, y no hace falta que activemos ninguno de los elementos necesarios para la reunión tales como la cámara o el micro.

En el menú seleccionames Reunión -> Gestionar información de la reunión

Obtenemos un nuevo menú. Clicamos sobre Informes.

Y nos saldrá un submenú donde podremos seleccionar la información sobre los asistentes a la reunión, bien por asistentes, bien por reuniones ( reuniones en distintas fechas realizadas en la misma sala) o bien por preguntas realizadas.

En la siguiente imagen se puede ver un informe realizado por asistentes.

Nos podemos descargar estos datos clicando sobre Descargar datos del informe. Se generará un fichero formato csv que se puede abrir con excel. Para una correcta visualización indicar cuando se abra la hoja excel que los datos están separados por tabuladores.

Grabación y reproducción de reuniones

Un anfitrion puede grabar una reunión o sesión de formación. Cuando se reproduce, la grabación muestra exactamente lo que los asistentes vieron y oyeron. Cuando se crea la grabacion se asigna una dirección URL a la grabación de la reunión y la agrega a la página de Grabaciones asociada a la sala de reuniones en Adobe Connect Central. Para reproducir una grabación, necesita una conexión a Internet, la dirección de la grabación y permiso para verla.

Grabación de una reunión

-Seleccione Reunión > Grabar reunión -En el cuadro de diálogo Grabar reunión, introduzca el nombre y el resumen de la grabación de la reunión. Aparece un icono (rojo)en la barra de menús para indicar que la reunion se está grabando.