Organice su Buzón

1. Organizar el correo mediante carpetas

En su buzón de correo, encontrará carpetas estándar como Bandeja de entrada, Elementos Enviados, Borradores y Elementos Eliminados, pero puede crear sus propias carpetas, para organizar los mensajes de correo electrónico. Además, puede mover mensajes y agregar carpetas a la carpeta Favoritos para facilitar el acceso a las mismas.

Crear una carpeta

• Haga clic con el botón derecho en Bandeja de entrada y seleccione Crear carpeta nueva.
• Escriba un nombre para la nueva carpeta y presione Entrar.

Mover mensajes a una carpeta

• Seleccione un mensaje de correo electrónico.
• Arrástrelo y colóquelo en una carpeta.

Si desea mover más de un mensaje de correo electrónico, seleccione un mensaje de correo, mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione los demás mensajes. Haga clic, arrástrelos y colóquelos en una carpeta.

Agregar una carpeta a Favoritos

• Para agregar una carpeta a Favoritos, haga clic con el botón derecho en la carpeta.
• Seleccione Agregar a favoritos.

Nota: Si desea eliminar una carpeta de Favoritos, haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Quitar de favoritos.

2. Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Las reglas le permitirán determinar las operaciones que deben realizarse automáticamente sobre los mensajes recibidos, cuando cumplan una serie de condiciones establecidas. Podrá utilizar reglas para marcar y responder mensajes, reenviarlos, reproducir sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos. Las reglas se aplican a los mensajes entrantes y pueden crearse desde cualquier carpeta.

Crear reglas para Mover mensajes a una carpeta

Una de las reglas más comunes y más útiles, es una que le permita mover un elemento de un remitente determinado o con determinadas palabras en la línea de asunto a otra carpeta. Puede crear esta regla directamente desde un mensaje que haya recibido.

• Haga clic con el botón derecho sobre un mensaje de correo de la Bandeja de Entrada o de cualquier otra carpeta de su buzón, y seleccione Reglas/Crear Regla.
• En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione una o varias de las tres primeras casillas de verificación (De, El asunto contiene, Enviado a) de la sección “Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas”.
• En la sección “Hacer lo siguiente”, active la casilla Mover el elemento a la carpeta, y seleccione la carpeta a la que desea mover el mensaje.
• Haga clic en Aceptar.

A partir de ese momento, los mensajes que entren en la Bandeja de Entrada y que cumplan las condiciones elegidas, se almacenarán automáticamente en la carpeta que se ha seleccionado.

Administración Reglas

Con el asistente de reglas podrá crear otro tipo de reglas que le permitan organizar el trabajo, recibir notificaciones cuando se recibe un mensaje que se ajusta a criterios específicos, reenviar el mensaje a otra dirección de correo, marcar el mensaje como leído, eliminarlo, …

Para crear reglas mediante el asistente de Reglas:

• Haga clic en el icono con forma de rueda dentada situado en la parte superior derecha y seleccione “Correo” en el menú. A continuación, pinche en la opción del menú de la izquierda, "Procesamiento automático > Reglas de la bandeja de entrada y limpieza".
• Pinche en el icono + para crear una nueva regla.
• Escriba un nombre para la nueva regla.
• Seleccione las condiciones que quiere que cumpla el mensaje:
  

· Se ha enviado o recibido de

· Incluye estas palabras en el tema, asunto, cuerpo, …

· Está marcado con importancia, confidencialidad, …

• A continuación, seleccione las acciones que desea aplicar sobre los mensajes que cumplan esas condiciones:

· Mover, copiar o eliminar

· Marcar el mensaje como leído, con importancia, como correo no deseado, …

· Reenviar, redirigir o enviar a otro correo

• Cuando termine de configurar la regla, pinche en Aceptar para crear la regla.

Desde el administrador de reglas, además de crear reglas, podrá ver todas las reglas que ha creado, modificar la configuración de las mismas, desactivarlas y marcar su prioridad.

3. Limpieza Buzón Correo y Aplicación de Políticas de Retención

Una vez que el buzón está lleno, no podrá enviar correo electrónico. Limpiar su buzón de correo de mensajes, que pasado un tiempo no desea conservar, le ayudará a gestionar y controlar el tamaño de su buzón.

Vaciar Carpeta Elementos Eliminados

Cualquier mensaje de correo que eliminemos se guardará en la carpeta Elementos Eliminados. Estos mensajes NO se eliminan permanentemente hasta que se vacía esta carpeta. Con el tiempo, el contenido de la carpeta Elementos eliminados puede consumir una gran cantidad de espacio de su cuota de almacenamiento.

Puede seleccionar manualmente los mensajes que desea eliminar permanentemente de la carpeta Elementos Eliminados, y borrarlos, o bien utilizar la opción Limpiar el buzón, que explicaremos a continuación.

Opción Limpiar el buzón

La limpieza de buzón es una herramienta que puede usar para liberar espacio del buzón de correo. Puede eliminar todo el correo electrónico de una carpeta o solo los mensajes anteriores a un determinado número de meses.

Para acceder a esta opción, haga clic en el icono con forma de rueda dentada situado en la parte superior derecha y seleccione “Correo” en el menú. A continuación, pinche en la opción del menú de la izquierda, "Limpiar el buzón". Se mostrará una ventana con cada una de las carpetas de su buzón de correo, y sobre cada carpeta podrá seleccionar si desea eliminar todos los mensajes, sólo los que tienen más de 3 meses, más de 6 meses o más de un año.

Recuperación Mensajes Eliminados

Si elimina accidentalmente un mensaje de su correo, puede recuperarlo si continúa en la carpeta Elementos eliminados. Además, es posible, en algunos casos, recuperar elementos una vez vaciada la carpeta Elementos eliminados.

Si el mensaje que ha eliminado, SÍ está en la carpeta Elementos Eliminados:

• Seleccione el mensaje o mensajes a recuperar
• Haga clic en el botón derecho, y pinche sobre la opción Recuperar.
  

Si el mensaje que desea recuperar, NO está en la carpeta Elementos Eliminados:

• Acceda a la carpeta Elementos Eliminados
• En la parte de abajo, pinche sobre el botón Recuperar elementos eliminados.
• Se mostrarán los mensajes que se encuentran en la carpeta Elementos recuperables.
• Seleccione el mensaje o mensajes que desea recuperar.
• Pinche sobre la opción Recuperar. El mensaje o mensajes recuperados se restaurarán en sus carpetas originales, siempre que sea posible.

Aplicación de Políticas Retención

Las directivas de retención permiten controlar cuánto tiempo se guardarán sus mensajes de correo electrónico. Se pueden aplicar a mensajes determinados, o a carpetas de su buzón de correo.

Para asignar una directiva de retención a un mensaje determinado, o a una carpeta de su buzón:

• Seleccione el mensaje o carpeta, y haga clic con el botón derecho.
• Seleccione la opción Asignar Directiva.
• Marque la política que desea aplicar: eliminar a la semana, al mes, a los seis meses, al año o a los 5 años.

Tenga en cuenta que las directivas de retención se procesan una vez a la semana. Y es importante tener en cuenta, que los mensajes que han sido eliminados automáticamente, por tener asignada una política de retención, NO pasan por la carpeta Elementos Eliminados, sino, que van directamente a la carpeta Elementos recuperables.

Tiempos Recuperación Mensajes Eliminados

• Los mensajes eliminados de carpetas distintas a la carpeta Elementos Eliminados, podrán recuperarse en cualquier momento, mientras no se vacíe la carpeta Elementos Eliminados.
• Los mensajes eliminados de la carpeta Elementos eliminados se pueden recuperar durante 30 días, de la carpeta Elementos Recuperables, a la que sólo se puede acceder como se explica en el apartado Recuperación Mensajes Eliminados.
• Los mensajes eliminados por políticas de retención, no pasan por la carpeta Elementos eliminados, sino que van directamente a la carpeta Elementos Recuperables.
• El correo electrónico se elimina automáticamente de la carpeta Correo no deseado después de 30 días y NO se puede recuperar.

		Borrado automático	Carpeta recuperación
	Bandeja Entrada	Nunca	Elementos Eliminados
	Borradores	Nunca	Elementos Eliminados
	Elementos Enviados	Nunca	Elementos Eliminados
	Elementos Eliminados	Nunca	Elementos Recuperables
	Elementos Recuperables	30 días	No se puede recuperar
	Correo no deseado	30 días	No se puede recuperar
	Otras carpetas personales	Nunca(*)	Elementos Eliminados
	* Si NO hay políticas de retención asignadas. Si las hubiera, la carpeta de recuperación es Elementos Recuperables

4. Procedimientos recomendados para mantener el buzón de correo

• Crear carpetas para organizar sus correos de trabajo. Crear reglas sobre los mensajes que va a archivar en estas carpetas, si lo considera necesario.
• Crear carpetas (info-oficial-pas, info-oficial-pdi, info-alu, titulares-de-prensa, …) para organizar los correos de las listas de distribución, y aplique reglas que muevan estos correos a su carpeta correspondiente, como se ha visto en el apartado Crear reglas para Mover mensajes a una carpeta.
• Aplicar políticas de retención en aquellas carpetas o mensajes que no desee guardar más que un cierto tiempo determinado, como se explica en el apartado Aplicación de Políticas de Retención.
• Vaciar la carpeta elementos eliminados regularmente para asegurarse de que no guarda los mensajes que no necesita.