Diferencia entre revisiones de «FAQ Servicio UPCTcloud»

Revisión actual del 14:33 16 nov 2023

Sumario

1 CORREO
2 TEAMS
3 PLANNER
- 3.1 Quiero gestionar el trabajo de un equipo con Planner, ¿qué debo hacer?

CORREO

¿Van a migrarse las cuentas institucionales a UPCTCloud?

Sí, las cuentas institucionales (ej. ayuda.redes@upct.es) van a migrarse desde los servidores de correo locales en UPCT a UPCTCloud como "buzones compartidos".

La unidad de Informática, irá contactando de forma personaliza con los responsables de estos buzones para realizar la migración coordinadamente.

¿Qué es un buzón compartido?

Es un buzón con dirección de correo asociada, que se enlaza a varios usuarios para que puedan supervisarla y enviar mensajes desde dicha dirección. Por ejemplo, el buzón correspondiente a la dirección ayuda.redes@upct.es estará asociado a los técnicos de la sección de Redes y Comunicaciones.

La principal diferencia con el formato actual, es que no son cuentas independientes (con su propio usuario/contraseña), sino que están asociados a las cuentas personales que correspondan, y Outlook los presentará de manera automática cuando dichas personas accedan al servicio con sus credenciales. Las principales ventajas respecto al servicio actual son:

• Aumento de la capacidad del buzón

• Posibilidad de envío de datos adjuntos de gran tamaño utilizando enlaces

• Posibilidad de configurar respuestas automáticas asociadas a la dirección de correo institucional en periodos vacacionales

• Aumento de la seguridad y de la facilidad de uso al no depender el acceso de un usuario/contraseña ni ser necesario configuraciones adicionales

• Lleva asociado un calendario propio

¿Hay algún problema si ya tengo una cuenta de carácter personal abierta en Office365?

No, al no ser una dirección del dominio @upct.es ambas cuentas podrán coexistir de forma independiente.

¿Puedo acceder a mi correo personal utilizando el cliente de correo que tengo en mi PC y/o mi móvil?

Sí, el acceso al buzón de correo en UPCTcloud puede hacerse, tanto por el portal web, como configurando un cliente con Exchange (preferentemente)/IMAP/POP/SMTP. Más información en este artículo.

¿Puedo redirigir mi correo a una cuenta externa?

Sí. Para más información, lea este artículo.

¿Puedo configurar las respuestas automáticas para periodos vacacionales?

Sí. Para hacerlo, puede seguir los pasos que indica Microsoft en la siguiente página: https://support.microsoft.com/es-es/office/configurar-la-respuesta-autom%C3%A1tica-fuera-de-la-oficina-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51

Si el buzón es compartido (cuenta institucional) habrá que acceder vía web Outlook a su cuenta personal y en el perfil del usuario (menú superior derecha) seleccionar la opción "Abrir otro buzón de correo". Escribir la dirección del buzón compartido (ej. ayuda.redes@upct.es) y una vez se muestre, ir a Configuración (rueda dentada del menú superior) donde podrá encontrar la opción "Respuestas automáticas"

¿Cuál es el tamaño máximo de mensaje que puede enviarse desde O365?

El tamaño máximo es de 50MB. La alternativa es subir el archivo a OneDrive y enviar por correo el enlace al mismo.

¿Cómo puedo organizar mi buzón?

Si desea información sobre cómo organizar su buzón, pinche en Organice su Buzón

TEAMS

¿Qué es Teams y dónde puedo obtener información sobre esta herramienta?

Microsoft Teams es una aplicación de colaboración con la que su equipo podrá organizarse y mantener conversaciones, todo en un único lugar.

Puede encontrarla en la web de Microsoft, en https://support.office.com/es-ES/teams

Quiero configurar Teams para que no arranque en el inicio y/o no guarde mis credenciales

Sólo tiene que irse a 'Configuración' en el menú que se depliega al pulsar sobre su foto:

En General desmarcar las opciones Iniciar la aplicación automáticamente para que no se aranque en el inicio y desmarcar también Al cerrar, mantenter la aplicación en ejecución para evitar que conserve las credenciales.

Quiero crear un equipo en Microsoft Teams, ¿qué debo hacer?

La creación de grupos en Microsoft Teams en UPCT Cloud, no está autorizada de forma generalizada. A continuación se indica la forma de proceder para dar de alta un equipo:

Equipo asociado a una asignatura -> Si es usted el profesor respondable de la misma, puede hacerlo directamente desde https://online.upct.es/pdi mediante la opción "Ir a gestión de equipos Teams de tus asignaturas". Durante el proceso de alta, podrá también agrupar varias asignaturas en un sólo equipo, asociando una asignatura al equipo ya creado para otra.

Resto de equipos -> Debe poner un DUMBO (servicio de atención al usuario del CTSI: http://dumbo.upct.es) y seleccionar la aplicación “Microsoft Office 365”, indicando:

- Nombre del equipo

- Correo electrónico del propietario del equipo. Esta persona será la encargada de incluir al resto de miembros en el grupo de trabajo.

Quiero dar Alta de profesores colaboradores externos en MS-Teams ¿qué debo hacer?

El propietario de grupo es la persona que incluye a usuarios invitados.

En el siguiente enlace explica cómo realizarlo:

https://support.office.com/es-es/article/agregar-invitados-a-un-equipo-en-teams-fccb4fa6-f864-4508-bdde-256e7384a14f?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Quiero impedir grabación en reunión de MS-Teams ¿qué debo hacer?

Existen dos opciones:

Realizar Evento en directo -> podemos realizar un evento en directo en lugar de 'reunión', en las propiedades de la misma existe la opción "Grabación disponible para los asistentes", que deshabilitaremos.

Opciones de reunión -> Tras programar la reunión en el calendario, en "Opciones de reunión" el campo "¿quién puede presentar? debe tener el valor "Solo yo" (es la opción por defecto). Si yo no grabo la reunión, nadie la podrá grabar.

¿Dónde y con qué permisos de acceso se guardan las grabaciones de las reuniones en MS-Teams?

Tipo de reunión	Quién puede iniciar/detener la grabación	Dónde se guarda	Quién puede eliminarla/compartirla (por defecto*)	Quién puede verla/descargarla (por defecto**)
Llamada directa	Cualquiera de los participantes	Onedrive del que graba	El que inició la grabación	El resto de participantes.
Reunión programada privada	Propietario/moderador	OneDrive del propietario/moderador (carpeta Grabaciones)	El que inició la grabación	Todos los asistentes.
Reunión programada de canal	Propietario/ moderador	Sharepoint del canal (carpeta Recording dentro de la carpeta del canal)	El propietario del equipo Los miembros del equipo	El propietario del equipo Los miembros del equipo Los invitados del equipo

(*)Si se elimina el archivo de una grabación pasará a la papelera del usuario/equipo.

(**) Estos permisos pueden modificarse por el propietario del archivo (OneDrive) o del equipo (SharePoint) y pj. quitar el permiso de edición para que otros no puedan eliminarlo.

Descargar asistentes de una reunión

El organizador de una reunión podrá descargar un fichero .csv con los asistentes a la reunión. Durante la reunión, seleccione Mostrar participantes y elija Descargar lista de asistentes

NOTA: Solo se podrá descargar el informe de asistencia mientras la reunión está en curso y los participantes siguen estando presentes.

PLANNER

Quiero gestionar el trabajo de un equipo con Planner, ¿qué debo hacer?

Con Planner tendrá una solución completa para la gestión de tareas y trabajos. Si quiere utilizarla, tendrá que dar de alta un equipo de trabajo en Microsoft Teams, tal y como se indica en Quiero crear un un equipo en Microsoft Teams, ¿qué debo hacer?. Una vez tenga creado el equipo en Microsoft Teams, podrá crear planes, dar de alta tareas, asignar tareas a personas, gestionar plazos,… en definitiva, llevar una gestión y seguimiento de sus proyectos.

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 == CORREO ==
-====Tengo varias cuentas de correo dentro de @upct.es ¿son todas de UPCTcloud? ====
+=== ¿Van a migrarse las cuentas institucionales a UPCTCloud? ===
+: Sí, las cuentas institucionales (ej. ayuda.redes@upct.es) van a migrarse desde los servidores de correo locales en UPCT a UPCTCloud como "buzones compartidos".
+La unidad de Informática, irá contactando de forma personaliza con los responsables de estos buzones para realizar la migración coordinadamente.
+=== ¿Qué es un buzón compartido? ===
+Es un buzón con dirección de correo asociada, que se enlaza a varios usuarios para que puedan supervisarla y enviar mensajes desde dicha dirección. Por ejemplo, el buzón correspondiente a la dirección ayuda.redes@upct.es estará asociado a los técnicos de la sección de Redes y Comunicaciones.
+La principal diferencia con el formato actual, es que no son cuentas independientes (con su propio usuario/contraseña), sino que están asociados a las cuentas personales que correspondan, y Outlook los presentará de manera automática cuando dichas personas accedan al servicio con sus credenciales. Las principales ventajas respecto al servicio actual son:
+: •	Aumento de la capacidad del buzón
+: •	Posibilidad de envío de datos adjuntos de gran tamaño utilizando enlaces
+: •	Posibilidad de configurar respuestas automáticas asociadas a la dirección de correo institucional en periodos vacacionales
+: •	Aumento de la seguridad y de la facilidad de uso al no depender el acceso de un usuario/contraseña ni ser necesario configuraciones adicionales
+: •	Lleva asociado un calendario propio
+<!--
+===Tengo varias cuentas de correo dentro de @upct.es ¿son todas de UPCTcloud? ===
 : No, sólo las cuentas de correo personal son de UPCTCloud. Las cuentas institucionales (ej. ayuda.redes@upct.es) continúan en los servidores de correo de UPCT como antes del proceso de migración.
-<!--
-====La eliminación de los subdominios de correo (rec.upct.es, sec.upct.es, etc.) afecta a las cuentas institucionales?====
+===La eliminación de los subdominios de correo (rec.upct.es, sec.upct.es, etc.) afecta a las cuentas institucionales?===
 : No, las cuentas institucionales se mantienen como están.
 -->
-====¿Hay algún problema si ya tengo una cuenta de carácter personal abierta en Office365?====
+===¿Hay algún problema si ya tengo una cuenta de carácter personal abierta en Office365?===
 : No, al no ser una dirección del dominio @upct.es ambas cuentas podrán coexistir de forma independiente.
-====¿Puedo acceder a mi correo personal utilizando el cliente de correo que tengo en mi PC y/o mi móvil?====
+===¿Puedo acceder a mi correo personal utilizando el cliente de correo que tengo en mi PC y/o mi móvil?===
 : Sí, el acceso al buzón de correo en UPCTcloud puede hacerse, tanto por el portal web, como configurando un cliente con Exchange (preferentemente)/IMAP/POP/SMTP. Más información en este [[Acceso_al_correo_UPCTcloud_desde_dispositivos_m%C3%B3viles_(tel%C3%A9fonos_y_tabletas)_y_aplicaciones_de_escritorio |artículo]].
-====¿Puedo redirigir mi correo a una cuenta externa?====
+===¿Puedo redirigir mi correo a una cuenta externa?===
 : Sí. Para más información, lea este[[Redirección del correo en UPCTcloud a una cuenta particular externa. | artículo]].
+===¿Puedo configurar las respuestas automáticas para periodos vacacionales?===
+: Sí. Para hacerlo, puede seguir los pasos que indica Microsoft en la siguiente página: https://support.microsoft.com/es-es/office/configurar-la-respuesta-autom%C3%A1tica-fuera-de-la-oficina-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51
+: Si el buzón es compartido (cuenta institucional) habrá que acceder vía web [https://outlook.office.com Outlook] a su cuenta personal y en el perfil del usuario (menú superior derecha) seleccionar la opción "Abrir otro buzón de correo". Escribir la dirección del buzón compartido (ej. ayuda.redes@upct.es) y una vez se muestre, ir a Configuración (rueda dentada del menú superior) donde podrá encontrar la opción "Respuestas automáticas"
 <!--
-====¿Qué va a pasar con mi libreta de direcciones?====
+===¿Qué va a pasar con mi libreta de direcciones?===
 : La libreta de direcciones del cliente de correo (Outlook, Thunderbird, etc. ) se mantendrá aunque se cambie la configuración de la cuenta. También podrá cargarla en el portal web de Officce365, mediante una exportación-importación de la misma (Contactos > Administrar).
   [https://support.office.com/es-es/article/importar-contactos-a-outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8#ID0EAACAAA=Outlook_en_la_Web '''Importar contactos en Outlook Web:''']
-====Si decido no migrar los correos que tenga en el buzón UPCT a UPCTcloud ¿podré seguir accediendo a ellos?====
+===Si decido no migrar los correos que tenga en el buzón UPCT a UPCTcloud ¿podré seguir accediendo a ellos?===
 : Durante unos meses, el buzón UPCT estará accesible a través del webmail de UPCT (correo.upct.es) o mediante un cliente IMAP, pero trascurrido dicho periodo, si no ha realizado la migración de los mismos (o una copia local)  los mensajes  de perderán. Por ello, '''nuestra recomendación es la de migrarlos a UPCTcloud'''.
 -->
-====¿Cuál es el tamaño máximo de mensaje que puede enviarse desde O365?====
+===¿Cuál es el tamaño máximo de mensaje que puede enviarse desde O365?===
 : El  tamaño máximo es de '''50MB'''. La alternativa es subir el archivo a '''OneDrive''' y enviar por correo el enlace al mismo.
-====¿Puedo seguir utilizando Consigna para el envío de ficheros grandes?====
+===¿Cómo puedo organizar mi buzón?===
-: Aunque podría uilizarse, la recomendación es comenzar a utilizar '''OneDrive''' para subir los ficheros más grandes y compartirlos desde allí.
-====¿Cómo puedo organizar mi buzón?====
 : Si desea información sobre cómo organizar su buzón, pinche en [https://siwiki.upct.es/mediawiki/index.php/Organice_su_Buz%C3%B3n Organice su Buzón]
 == TEAMS ==
-====¿Qué es Teams y dónde puedo obtener información sobre esta herramienta?====
+===¿Qué es Teams y dónde puedo obtener información sobre esta herramienta?===
 :  Microsoft Teams es una aplicación de colaboración con la que su equipo podrá organizarse y mantener conversaciones, todo en un único lugar.
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 : Puede encontrarla en la web de Microsoft, en https://support.office.com/es-ES/teams
+===Quiero configurar Teams para que no arranque en el inicio y/o no guarde mis credenciales===
+Sólo tiene que irse a 'Configuración' en el menú que se depliega al pulsar sobre su foto:
-====Quiero crear un equipo en Microsoft Teams, ¿qué debo hacer?====
+[[Archivo:teams_conf.png | center]]
+En ''General'' desmarcar las opciones ''Iniciar la aplicación automáticamente'' para que no se aranque en el inicio y desmarcar también ''Al cerrar, mantenter la aplicación en ejecución'' para evitar que conserve las credenciales.
+[[Archivo:teams_conf3.png | center]]
+===Quiero crear un equipo en Microsoft Teams, ¿qué debo hacer?===
 :   La creación de grupos en Microsoft Teams en UPCT Cloud, no está autorizada de forma generalizada. A continuación se indica la forma de proceder para dar de alta un equipo:
-:* '''Equipo asociado a una asignatura''' -> Si es usted el profesor respondable de la mmisma, puede hacerlo directamente desde https://online.upct.es/pdi. También podrá unir una asignatura al equipo de otra durante el proceso de alta, así podrá tener un solo equipo para varias asignaturas.
+:* '''Equipo asociado a una asignatura''' -> Si es usted el profesor respondable de la misma, puede hacerlo directamente desde https://online.upct.es/pdi mediante la opción "Ir a gestión de equipos Teams de tus asignaturas". Durante el proceso de alta, podrá también agrupar varias asignaturas en un sólo equipo, asociando una asignatura al equipo ya creado para otra.
 :* '''Resto de equipos''' -> Debe poner un DUMBO (servicio de atención al usuario del CTSI: [http://dumbo.upct.es http://dumbo.upct.es])  y seleccionar la aplicación ''“Microsoft Office 365”,'' indicando:
@@ Línea 55: / Línea 89: @@
 :: - Correo electrónico del propietario del equipo. Esta persona será la encargada de incluir al resto de miembros en el grupo de trabajo.
-====Quiero dar Alta de profesores colaboradores externos en MS-Teams ¿qué debo hacer?====
+===Quiero dar Alta de profesores colaboradores externos en MS-Teams ¿qué debo hacer?===
 :   El propietario de grupo es la persona que incluye a usuarios invitados.
@@ Línea 61: / Línea 96: @@
 https://support.office.com/es-es/article/agregar-invitados-a-un-equipo-en-teams-fccb4fa6-f864-4508-bdde-256e7384a14f?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
-====Quiero Impedir grabación en reunión de MS-Teams ¿qué debo hacer?====
+===Quiero impedir grabación en reunión de MS-Teams ¿qué debo hacer?===
 :   Existen dos opciones:
@@ Línea 67: / Línea 103: @@
 :* '''Realizar Evento en directo''' -> podemos realizar un evento en directo en lugar de 'reunión', en las propiedades de la misma existe la opción "Grabación disponible para los asistentes", que deshabilitaremos.
-:* '''opciones de reunión''' -> Tras programar la reunión en el calendario. Ir a la opción, "opciones de reunión". Elegir en "¿quién puede presentar? --> "Solo yo". Si yo no grabo la reunión, nadie la podrá grabar.
+:* '''Opciones de reunión''' -> Tras programar la reunión en el calendario, en "Opciones de reunión" el campo "¿quién puede presentar? debe tener el valor "Solo yo" (es la opción por defecto). Si yo no grabo la reunión, nadie la podrá grabar.
+=== ¿Dónde y con qué permisos de acceso se guardan las grabaciones de las reuniones en MS-Teams? ===
+{| border="1" cellpadding="2" align="top" class="wikitable"}
+|-
+! style="background:#efefef;" |Tipo de reunión
+! style="background:#efefef;" |Quién puede iniciar/detener la grabación
+! style="background:#efefef;" |Dónde se guarda
+! style="background:#efefef;" |Quién puede eliminarla*/compartirla (por defecto**)
+! style="background:#efefef;" |Quién puede verla/descargarla (por defecto**)
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+! style="background:#efefef;" |Llamada directa
+!Cualquiera de los participantes
+!Onedrive del que graba
+!El que inició la grabación
+!El resto de participantes.
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+! style="background:#efefef;" |Reunión programada privada
+!Propietario/moderador
+!OneDrive del propietario/moderador  (carpeta Grabaciones)
+!El que inició la grabación
+!Todos los asistentes.
+|-
+! style="background:#efefef;" |Reunión programada de canal
+!Propietario/ moderador
+!Sharepoint del canal (carpeta Recording dentro de la carpeta del canal)
+!El propietario del equipo
+:Los miembros del equipo
+!El propietario del equipo
+:Los miembros del equipo
+:Los invitados del equipo
+|-
+|}
+'''(*)'''Si se elimina el archivo de una grabación pasará a la papelera del usuario/equipo.
+'''(**)''' Estos permisos pueden modificarse por el propietario del archivo (OneDrive) o del equipo (SharePoint) y pj. quitar el permiso de edición para que otros no puedan eliminarlo.
+=== Descargar asistentes de una reunión ===
+El organizador de una reunión podrá descargar un fichero .csv con los asistentes a la reunión. Durante la reunión, seleccione '''Mostrar participantes''' y elija '''Descargar lista de asistentes'''
+'''NOTA''': Solo se podrá descargar el informe de asistencia mientras la reunión está en curso y los participantes siguen estando presentes.
 == PLANNER ==
-====Quiero gestionar el trabajo de un equipo con Planner, ¿qué debo hacer?====
+===Quiero gestionar el trabajo de un equipo con Planner, ¿qué debo hacer?===
 Con Planner tendrá una solución completa para la gestión de tareas y trabajos. Si quiere utilizarla, tendrá que dar de alta un equipo de trabajo en Microsoft Teams, tal y como se indica en [https://siwiki.upct.es/mediawiki/index.php/FAQ_Servicio_UPCTcloud#Quiero_crear_un_equipo_en_Microsoft_Teams.2C_.C2.BFqu.C3.A9_debo_hacer.3F Quiero crear un un equipo en Microsoft Teams, ¿qué debo hacer?]. Una vez tenga creado el equipo en Microsoft Teams, podrá crear planes, dar de alta tareas, asignar tareas a personas, gestionar plazos,… en definitiva, llevar una gestión y seguimiento de sus proyectos.