Guía Consigna

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Servicio de Consigna: Manual de usuario.

¿Qué es Consigna?

Consigna es un Servicio ofrecido por la Universidad Politécnica de Cartagena que permite el intercambio de ficheros de gran tamaño. El Servicio de Consigna permite enviar un mismo fichero a varios destinatarios, como si se tratase de un correo electrónico con un fichero adjunto, pero con un tiempo de caducidad para cada archivo. La ventaja que aporta el servicio es que el mensaje no ocupa apenas espacio en el buzón del destinatario, pues el fichero reside en espacio aparte; además, evita los incómodos periodos de espera cuando se reciben correos electrónicos que llevan ficheros adjuntos de gran volumen.

Los destinatarios recibirán un mensaje con el identificador (en forma de URL o dirección Web) de lectura del archivo. El emisor recibirá, además del identificador de lectura, otro identificador de borrado. Estos identificadores se incluyen en el mensaje de correo como enlaces, desde los cuales los usuarios podrán proceder a la descarga de los adjuntos antes de que éstos caduquen.


Acceso a Consigna

El Servicio de Consigna de la Universidad Politécnica de Cartagena permite su utilización tanto a usuarios de la Universidad como a usuarios externos, éstos últimos por medio de una invitación de un miembro de la Universidad.

Los miembros de la Universidad podrán acceder a Consigna por medio del sistema de Webmail (Fig. 1):


GUC.jpg

Fig. 1


La primera vez que se acceda al sistema de Webmail aparecerá un mensaje indicando que es necesaria una dirección de origen para los mensajes de Consigna. Habrá que seguir el enlace del mensaje (Fig.2) y añadir la dirección de correo en la casilla “*Dirección de correo“ (Fig.3):


FC2.jpg

Fig. 2


GUC3.jpg

Fig. 3


No olvide guardar sus cambios, pinchando en el botón “Guardar Opciones”.

Una vez lo haya hecho aparecerá la siguiente ventana y deberá pinchar en el botón Inicio (Fig.4) para comenzar (Fig.5).


GUC4.jpg

Fig. 4

GUC5.jpg


Fig. 5


Bandeja de Entrada

Una vez dentro de la aplicación, la pantalla inicial corresponde a la bandeja de entrada, donde se mostrarán todos los mensajes que haya recibido mediante el Servicio de Consigna (Fig. 6).


GUC6.jpg

Fig. 6


Por cada mensaje se mostrará la siguiente información:

• Estado del mensaje
• Fecha de recepción
• Remitente del mensaje
• Asunto
• Tamaño total del mensaje (sumando el contenido de todos los adjuntos)
• Tiempo restante antes de que caduque el mensaje


Dentro de la bandeja de entrada se pueden realizar las siguientes opciones:

• Consultar el estado de los mensajes
• No leído (GUCICONO1.jpg )
• Leído (sin icono)
• Caducado (GUCICONO2.jpg )
• Borrado por el propietario (GUCICONO3.jpg )


• Consultar un mensaje recibido (Fig. 7), pinchando sobre él.
• Información y descarga de fichero (GUCICONO4.jpg )



GUC7.jpg

Fig. 7


• Vista rápida de ficheros adjuntos (Fig. 8)
• Comprobar los ficheros de forma rápida ( GUCICONO5.jpg)


GUC8.jpg

Fig. 8


• Borrar mensajes de la bandeja de entrada
• Para borrar mensajes de la lista hay que seleccionar la casilla de verificación del mensaje que se desea borrar y pulsar el
enlace “Borrar mensajes seleccionados”.
• Borrar un mensaje cuyo remitente no sea usted sólo servirá para que el fichero no aparezca en su bandeja de entrada, los ficheros seguirán en el servidor para el resto de destinatarios.


Bandeja de Enviados

Seleccionando la carpeta Enviados dentro de la ventana principal de Consigna (Fig. 9) podrá consultar los mensajes que han sido enviados por su usuario.


GUC9.jpg

Fig. 9


Esta pantalla es idéntica a la bandeja de entrada.

Dentro de la bandeja de salida podrá realizar las siguientes operaciones:

• Consultar el estado de los mensajes
• No leído (GUCICONO1.jpg )
• Leído (sin icono)
• Caducado (GUCICONO2.jpg )
• Borrado por el propietario ( GUCICONO3.jpg )


• Consultar un mensaje enviado


Haciendo click sobre el remitente del mensaje, o sobre el asunto, podrá acceder al contenido del mensaje. Podrá ver la información y descargar los ficheros. También podrá borrar los ficheros individuales de forma que no estén disponibles en el servidor, aunque el mensaje no haya expirado aún.

• Vista rápida de ficheros adjuntos
• Comprobar los ficheros de forma rápida (GUCICONO5.jpg )


• Borrar mensajes de la bandeja de salida
• Para borrar mensajes de la lista hay que seleccionar la casilla de verificación del mensaje que se desea borrar y pulsar el
enlace “Borrar mensajes seleccionados”.
• Si el mensaje había caducado, se borra de la bandeja para que no se muestre más.
• Si el mensaje todavía no había caducado, borrar el mensaje de la bandeja de salida implica borrar todos los ficheros asociados del servidor.


Enviar un mensaje de Consigna

Para enviar un mensaje, el proceso es similar al efectuado al enviar un mensaje de correo electrónico que adjunte un fichero. Desde el menú de Consigna del Webmail se accede por medio del botón Redactar (Fig. 10).


GUC10.jpg

Fig. 10


Los campos que forman el compositor de mensajes de Consigna son los siguientes:

• Remitente: indica el usuario que enviará el mensaje de Consigna.
• Para: indica el usuario principal al que se le enviará el mensaje de Consigna.
• CC: indica otros usuarios que recibirán el mensaje.
• BCC: indica otros usuarios que recibirán una copia oculta del mensaje.
• Asunto: indica el asunto del mensaje, al igual que en un correo electrónico.
• Tiempo de validez: indica el número de días que los ficheros estarán disponibles.
• Texto: es el cuerpo del mensaje.
• Plantilla para adjuntar archivos.


Para adjuntar archivos siga los siguientes pasos (Fig. 11):

• Pulsar sobre el botón Examinar para buscar el fichero en su ordenador.
• Añadir un comentario al fichero (opcional).
• Pulsar sobre el botón Añadir para que el fichero se incluya en los elementos adjuntos del mensaje.
• Repetir este proceso para cada fichero que se desee adjuntar.


GUC11.jpg

Fig. 11


Una vez rellenados todos los campos el mensaje se enviará por medio del botón Enviar. Puede que tarde unos instantes, dependiendo del tamaño y el número de ficheros adjuntos.


Tipos de mensajes enviados

Una vez enviado un mensaje, se enviarán los siguientes correos electrónicos:

• Mensaje a cada destinatario con los enlaces de acceso a los ficheros.
• Un enlace de descarga por cada fichero.
• Un enlace para comprobar el estado de los ficheros en el servidor.
• Mensaje de correo al remitente del mensaje.
• Un enlace de descarga por cada fichero.
• Un enlace de borrado por cada fichero.
• Un enlace para comprobar el estado de los ficheros en el servidor.


Invitación de Usuarios Externos

Para que un miembro externo a la Universidad Politécnica de Cartagena, pueda utilizar el Servicio de Consigna, es necesario que reciba una invitación (Fig. 12) de un usuario interno de la Universidad, para ello la aplicación dispone de un formulario (Fig. 13) desde el cual podrá enviar invitaciones incluyendo la dirección de correo del invitado y el texto que desee.


GUC12.jpg

Fig. 12


GUC13.jpg

Fig. 13


Tras mandar la invitación, la aplicación enviará un correo electrónico con el enlace que podrá utilizar el usuario externo para enviar el mensaje de Consigna. El usuario externo mediante el enlace de escritura accederá a un compositor de mensajes igual que el disponible para usuarios internos.

El usuario externo que realiza el envío recibirá un mensaje de correo electrónico con los enlaces de borrado de los ficheros adjuntos, pero no recibirá los enlaces de lectura. Esto evitará posibles abusos del Servicio por parte de personas externas a la Universidad Politécnica de Cartagena.

Como medida anti-spam en el sistema quedan registradas las invitaciones a usuarios externos.

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